Responsable de Servicios Administrativos
Tiempo completo • Augusta Marriott at the Convention Center
Responsable de Servicios Administrativos
Oficina Ejecutiva
Reportando al Director de Ventas y Director General
¿Te encanta trabajar con gente? ¿Disfrutas de un entorno laboral donde no hay dos días iguales y puedas usar tus habilidades cada día para resolver problemas y ayudar a la gente? ¡Puede que esta sea tu próxima aventura! ¡Explora las posibilidades!
Contamos con 3742 habitaciones de hotel, 100.000 pies cuadrados de espacio para reuniones, 2 restaurantes y un Starbucks en el corazón de todo en el centro de Augusta, Georgia. Somos un hotel orientado a negocios en el Riverwalk. Atendemos a huéspedes de todo el mundo y nos encanta la diversidad que aporta a nuestro lugar de trabajo. Trabajamos para devolver algo a nuestra comunidad alimentando a quienes lo necesitan y apoyando otras causas comunitarias.
Somos una franquicia de Marriott International con más de 6.000 hoteles en todo el mundo y más de 30 marcas. ¡Nadie lo hace mejor que Marriott!
Este es un lugar estupendo para trabajar y una gran marca para representar.
Buscamos a un profesional con experiencia que sirva tanto al Vicepresidente como a otros miembros del Equipo Ejecutivo. La descripción del puesto se adjunta para tener una idea general del puesto. Alguien con grandes habilidades sociales, capacidad para resolver problemas de clientes, atención al detalle, organización, con plazos, experiencia gestionando a otros y con una actitud positiva y positiva. Es un puesto de gerente con salario. Requiere vestimenta profesional de negocios. Por favor, lee la descripción, responde a las preguntas de la solicitud y sube tu currículum actual si te interesa. Cubriremos el puesto lo antes posible, pero solo cuando encontremos a la persona adecuada.
Trabajamos electrónicamente durante la primera fase del proceso de solicitud, así que revisa tu correo electrónico a diario y responde rápidamente a cualquier consulta. Solo contactaremos con quienes cumplan los requisitos.
Resumen del puesto
Consigue un 100% de clientes recurrentes ofreciendo un servicio constante que supera las expectativas de los huéspedes. Mantiene una relación con todos los demás empleados de la empresa para fomentar y promover un entorno de trabajo cooperativo.
Deberes y responsabilidades
- Supervisa el equipo administrativo
- Supervisa y asigna la carga de trabajo
- Dirección del objetivo
- Seguimiento de asistencia
- Evaluaciones de rendimiento
- Entrevistas, contratación, asesoramiento, coaching, formación, programación
- Fomenta el trabajo en equipo, ayuda a desarrollar la proactividad y proporciona motivación, mantiene al equipo centrado en la tarea y cumple con los plazos
- Realiza funciones administrativas para garantizar el funcionamiento eficiente de la Oficina Ejecutiva
- Prepara correspondencia, memorandos e informes según sea necesario
- Mantiene y administra el sistema de órdenes de compra corporativas
- Mantiene un inventario adecuado de todos los suministros de oficina para los departamentos de Ventas y A&G e inicia pedidos según sea necesario. Gestiona hasta niveles financieros
- Escribe cartas según sea necesario.
- Redacta y/o prepara borradores de respuestas a las consultas de clientes y/o proveedores según se solicite
- Mantiene archivos de traza para la acción
- Recibe todas las llamadas telefónicas, recibe mensajes de manera cortés y transmite mensajes precisos de manera oportuna. Todas las llamadas respondidas por el tercer timbre.
- Mantiene registros precisos de las operaciones comerciales para facilitar la evaluación del progreso y resultados de diversos proyectos por parte del Vicepresidente y Director General.
- Compila y distribuye informes mensuales de forma oportuna
-
- Organiza la información solicitada por el supervisor para su uso en reuniones y la compila en un formato fácil de interpretar
-
- Mantiene una lista de correo actualizada, listas de clientes y gestores
-
- Establece y mantiene un sistema de archivo ordenado
- Coordina las instalaciones VIP, mensajes, etc., para aliviar al supervisor de los detalles
- Recibe a los visitantes de manera cortés y les hace sentir cómodos
- Inicia la correspondencia de seguimiento según corresponda
- Supervisa el mantenimiento de fotocopiadoras, ordenadores, impresoras, fax y otros equipos de oficina según sea necesario
- Encarga y mantiene un suministro adecuado de papel para copias, tóner, etc.
- Forma a otros empleados en el uso de procesadores de texto, fax y otros equipos de oficina
- Asiste en el Comité de Tecnología para necesidades tecnológicas futuras y actuales, y actúa como punto focal para el mantenimiento de problemas informáticos (tanto de hardware como de software)
- Gestiona asignaciones/proyectos especiales para el Director General de manera precisa y puntual
- Encargado de la correspondencia de los Másteres para particulares, mantiene archivos grupales precisos así como individuales, supervisa los pagos, es responsable del inventario/informes de ventas de la sala para el Director General y el Director de Ventas, y asiste a reuniones según sea necesario. Asiste al gerente del hotel según sea necesario
- Encargado de coordinar la función benéfica anual del vicepresidente y director general
- Demuestra un conocimiento práctico de los procedimientos de seguridad y protección hotelera según sea necesario, para mantener un entorno seguro y protegido para empleados y huéspedes. Asiste y participa en reuniones y actividades del Comité de Seguridad
- Mantiene al supervisor inmediato informado de manera rápida y completa sobre cualquier problema o asunto inusual de importancia que requiera acciones correctivas. Ayuda a formar a todo el personal de apoyo – Catering, Ventas y Recepción. Utiliza cuadrículas de entrenamiento. Participa en revisiones anuales. Crea, actualiza y mantiene Guías de Líderes para los puestos del personal de apoyo
- Realiza y/o asiste a reuniones según sea necesario. Realiza reuniones mensuales del personal de apoyo para la formación cruzada
- Prepara informes según se solicite para desarrollar una base de datos informativa que mejore la toma de decisiones de gestión y la evaluación crítica de las actividades laborales
- Realiza todas las responsabilidades de manera profesional, puntual y eficiente, siguiendo la política establecida de la empresa y proyectando una imagen favorable para alcanzar objetivos, reconocimiento público y aceptación como la empresa hotelera preferida
- Realiza todas las demás tareas solicitadas o requeridas para garantizar el buen funcionamiento de todo el hotel
- Apoya a los miembros del Comité Ejecutivo y a los departamentos operativos con necesidades administrativas y secretariales, así como a proyectos asignados y formación
- Forma y participa como Gerente de Guardia cuando es necesario
- Entrena y ayuda en la administración del sistema telefónico
- Asiste a clases de formación profesional y de desarrollo de habilidades según corresponda
- Participa en todos los aspectos de la señalización digital y tiene un conocimiento práctico de los aspectos técnicos para facilitar las expectativas y la satisfacción de los clientes en Ventas y Catering
Funciones esenciales
Requieren ver, oír, caminar de pie, trepar, agacharse, arrodillarse, levantar hasta 20 libras y agarrar los dedos para teclear, escribir y usar el móvil. Debe ser capaz de recorrer toda la propiedad en turnos de Gerente de Guardia y responder a situaciones de emergencia para ayudar a los huéspedes según sea necesario.
Condiciones laborales: El puesto trabaja en el interior, en una oficina climatizada y climatizada, bien iluminada y bien ventilada.
Educación y habilidades necesarias:
- Se requiere el diploma de secundaria;
- Se prefiere un título de asociado o certificación en habilidades administrativas.
- Habilidades administrativas excepcionales además de habilidades avanzadas en Word, Excel, búsquedas en Internet con capacidad para aprender CI TY; Marsha, PMS, Contabilidad, ADP, Recuento de Asistencia y otros programas propietarios.
- Experto en informática, capaz de resolver problemas técnicos básicos del hotel, crear correos electrónicos para los nuevos empleados, gestionar el contacto con nuestro proveedor de TI
- Las habilidades organizativas deben ser una fortaleza
- Capacidad para priorizar y cambiar rápidamente entre proyectos y tareas
- Actitud positiva en el servicio al cliente con la capacidad de resolver conflictos a satisfacción de los huéspedes, los estándares Marriott y las expectativas del hotel.
- Conocimiento del inglés y capacidad para comunicarse claramente en él
- Capacidad para tratar con el público de manera profesional y cortés
- Capacidad para comunicarse con todos los responsables, supervisores y compañeros asociados
- Capacidad para gestionar situaciones de conflicto de manera profesional
- Buena atención al detalle junto con un sentido de urgencia para cumplir con los plazos
- Cuida bien y respeta el código de vestimenta profesional del hotel
- Capacidad para tomar decisiones críticas
- Representa al vicepresidente y al director general de forma profesional y con total confidencialidad.
Concienciación sobre la seguridad
Mantener la seguridad cumpliendo con las políticas de seguridad, siendo responsable de informar de todos los accidentes de forma inmediata. Apoya todos los programas de seguridad. Procede con precaución al caminar por suelos resbaladizos. Asegúrate de que se den las instrucciones de seguridad adecuadas antes de utilizar cualquier equipo. Garantiza que el departamento cumpla con todos los estándares de seguridad.
Aviso:
ARLLC, operando como Augusta Marriott en el evento del Centro de Convenciones, siete días a la semana, las veinticuatro horas del día. Como jefe, debes entender que habrá momentos en los que tendrás que trabajar fines de semana o festivos. También habrá momentos en los que se esperen largas horas debido a la ocupación y/o a eventos especiales. Los niveles de negocio determinarán las horas esperadas. Todos los asociados deben realizar un máster, que implica horas y días adicionales. Todos los gerentes asalariados trabajan como gerente en turnos de guardia.
Por favor, no contactes con la propiedad. Responderemos a todas las solicitudes de forma electrónica.
Compensación: 45.000,00 $ - 55,000,00 $ al año
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.